מי הזיז את המעטפה שלי?

תיעוד ושמירת מיילים הקשורים לפרויקט הינו אחד מהתהליכים המורכבים ביותר שיש לנו במהלך הפרויקט, במיוחד אם נצטרך לחפש מייל (שהוא כמובן חשוב) שנים לאחר שהפרויקט הסתיים.

זרימת עבודה טיפוסית מתנהלת בצורה כזו שאנחנו מקבלים אימייל, מישהו קורא אותו ואז שומר את האימייל בדרכים מגוונות, תיוג באאוטלוק, הורדה לכונן שיתופי, הכנסת נתונים איפה נשמר המייל בגיליון אלקטרוני, התהליך הנוכחי שלנו הוא בעיקר יישום ידני הדורש עדכונים במגוון של פתרונות. כל זה מוביל לכך שבטווח הארוך של הפרויקט זה כמעט בלתי אפשרי לארגן, לנהל ולעקוב באופן ידני על ההתכתבויות החשובות באמת.

בדיוק עבור קשיים אלו אוטודסק הוסיפה את יכולת "Correspondence" – "התכתבות " ל-Autodesk Construction Cloud (ACC), אז במידה וברשותנו רישוי של Autodesk Collaborate Pro ,Autodesk Collaborate , Autodesk Build, נוכל להיעזר בטכנולוגיה מתקדמת לניהול התכתבויות המיילים בפרויקט.

הפתרון הינו פשוט ויצירתי, העיקרון הוא, שכל פרויקט שיש לנו ב ACC מקבל כתובת מייל שממנו ואליו ניתן לשלוח מיילים, כך שאם נוסיף למייל שאותו אנו רוצים לשלוח את כתובת המייל של הפרויקט המייל יכנס אוטומטית לאזור ההתכתבות בפרויקט שלנו.

לכל מייל הנמצא באזור ההתכתבות נוכל להצמיד (להוסיף) פריטים כגון תוכניות, מודלים, Issues ,RFI, תמונות ועוד ישירות מתוך הפרויקט. בנוסף לכל מייל ניתן להוסיף סטטוס כולל תאריך יעד לביצוע. כמובן שאם יש התכתבויות נוספות באותו נושא נוכל בקלות להגיע לשרשור ההתכתבות. נתונים אלו יעזרו לנו בחיפוש חכם הכולל מסננים בהתאם לצורך (דוגמה בסרטון).

יכולת Correspondence בפלטפורמת ACC נועדה להעצים את התקשורת בין משתמשים בעזרת ניהול וגמישות התקשורת הנשמרת בתוך הפלטפורמה.

משתמשים יוכלו ליצור ולנהל תקשורת פנימית וחיצונית עם מחזיקי עניין בפרויקט וכתוצאה מכך לשמור על מקור אמת יחיד מרוכז ומחובר עבור הפרויקט.

Correspondence מאפשר

אחסון נתונים מאוחד:
יכולת אחסון של כל התכתובת המשמעותית בפרויקט במקום אחד, תוך מזעור הפוטנציאל לאובדן נתונים.
ייזום תקשורת בתוך הפלטפורמה:
מספק את היכולת ליזום תקשורת ישירות מתוך פלטפורמת ACC ומבטל את הצורך בכלי תקשורת מרובים.
שילוב התכתבות דוא"ל חיצונית:
Correspondence כולל את היכולת לטעון תכתובות מספקי דוא"ל חיצוניים ובכך להבטיח ששום תקשורת לא נשארת מחוץ לתיעוד הפרויקט.

להלן מספר דוגמאות למה כדי לנו להשתמש ביכולות ההתכתבות :

תקשורת עם ספקים:
הקלה על תקשורת עם ספקים ישירות דרך הפלטפורמה.
מעקב אחר בעלי ענין שאינם חלק מהמערכת (כאלו שאין להם רישיון):
יכולת לעקוב אחר התכתבות ובכך לוודא שאנחנו תמיד נוכל לנהל את הפריט החדש בכל תוספת ושינוים.
מעקב אחר אישורים:
היכולת לעקוב אחר אישורים מגוונים מבטיח שיש לנו תיעוד של כל ההתכתבויות המאושרים.
סיכומים בנושאים חשובים:
תחזוקת תיעוד של דיונים בנושאים מכריעים במקום מרכזי אחד.